Quản lý bán hàng

Một shop có thể ghi nhận 480 triệu đồng giá trị đơn hàng trong tháng nhưng chỉ rút được 401 triệu đồng từ ví sàn về tài khoản ngân hàng. Phần chênh lệch thường nằm ở đơn chưa được thanh toán, khoản khấu trừ, voucher, hoàn tiền hoặc giao dịch điều chỉnh từ kỳ trước.

Nhiều cửa hàng nhập hàng theo thùng nhưng khi bán lại tách ra theo lốc, hộp, chai, lon hoặc từng sản phẩm lẻ. Ví dụ, một thùng nước ngọt có thể được bán nguyên thùng, bán theo lốc 6 chai hoặc bán từng chai. Vấn đề phát sinh khi mỗi đơn vịđược ghi nhận theo một cách khác nhau. Nhân viên bán vài chai lẻ nhưng quên trừ khỏi số thùng, hoặc phần mềm ghi còn một thùng trong khi thực tế chỉ còn hàng đã bóc. Lâu dần, số lượng trên sổ và hàng trong kho không còn khớp nhau. Vì vậy, bài viết này hướng dẫn cách thiết lập tỷ lệ quy đổi giữa thùng, lốc và đơn vị lẻ; cách theo dõi hàng nguyên kiện; đồng thời chỉ ra các bước cần kiểm tra để hạn chế lệch tồn kho khi bán hàng.

Một chuỗi ba cửa hàng có thể bán được nhiều hơn trước nhưng vẫn khiến chủ chuỗi mất kiểm soát. Điểm A còn 20 thùng sữa, điểm B báo hết hàng, điểm C đang chờ nhập mới. Cuối ngày, ba quản lý gửi ba file doanh thu theo ba cách khác nhau. Tổng tiền bán ra tăng, nhưng chưa ai trả lời chắc chi nhánh nào vận hành tốt và chi nhánh nào đang giữ quá nhiều hàng. Đó là lúc cách quản lý từng cửa hàng riêng lẻ bộc lộ giới hạn. Quản lý chuỗi cửa hàng tạp hóa cần một bộ dữ liệu chung, quy trình chung và cách quy trách nhiệm rõ đến từng điểm bán. Phần mềm chỉ phát huy tác dụng khi những nền tảng này được thiết kế đúng. Cách làm thực tế là đi lần lượt từ chuẩn hóa hàng hóa, tổ chức kho, kiểm soát bán hàng, phân quyền nhân viên đến đọc báo cáo toàn chuỗi.

Muốn xác định tồn kho tối thiểu và tối đa, shop cần dựa trên bốn dữ liệu: tốc độ bán trung bình, thời gian chờ nhập hàng, chu kỳ rà soát đặt hàng và lượng tồn an toàn. Hạn mức nên được tính theo từng SKU size - màu tại từng kho, thay vì nhìn vào tổng số lượng còn lại của cả mẫu.

Buổi sáng, cửa hàng nhận nước ngọt từ nhà phân phối A và thanh toán trước một phần. Buổi chiều, đại lý bánh kẹo B giao thiếu hai thùng nhưng vẫn ghi đủ trên phiếu. Cuối ngày, nhân viên nhận thêm hàng hóa mỹ phẩm từ nhà cung cấp C, trong đó có vài sản phẩm cận hạn cần đổi lại. Từng giao dịch riêng lẻ có vẻ dễ kiểm soát. Nhưng đến cuối tháng, chủ cửa hàng có thể gặp tình trạng số tiền ghi trong sổ khác với số nhà cung cấp thông báo. Khi đó, việc tìm khoản lệch thuộc đơn hàng nào thường mất nhiều thời gian hơn cả việc cộng lại tổng công nợ. Muốn quản lý công nợ nhà cung cấp hiệu quả, cửa hàng cần theo dõi theo từng đối tượng, từng phiếu nhập và từng lần thanh toán. Chỉ ghi một con số tổng “còn nợ bao nhiêu” chưa đủ để truy vết khi xảy ra sai sót.

Cửa hàng mẹ và bé thường có nhiều mã hàng, size, dung tích, thương hiệu, lô nhập và hạn sử dụng. Nếu chỉ ghi chép bằng sổ hoặc lưu dữ liệu ở nhiều file rời, chủ shop rất dễ gặp tình trạng tồn kho trên giấy khác với hàng thực tế, nhập trùng sản phẩm, bỏ sót hàng sắp hết hạn hoặc khó xác định doanh thu cuối ngày. Chính vì vậy, cửa hàng mẹ và bé cần có một file excel để việc quản lý bán hàng trở nên dễ dàng, hiệu quả hơn. 

Thất thoát hàng hóa là tình huống khá phổ biến tại các cửa hàng thời trang. Thất thoát có thể xuất phát từ việc xuất nhầm size, xử lý đổi trả chưa đầy đủ, điều chỉnh tồn kho sai hoặc thao tác ngoài quy trình. Khi mọi hoạt động đều được thực hiện trên một tài khoản chung, việc truy vết nguyên nhân và xác định trách nhiệm gần như rất khó khăn. Vì vậy, phân quyền nhân viên không đơn giản chỉ là tính năng quản lý nhân sự mà còn là công cụ giúp kiểm soát hàng hóa, doanh thu và dữ liệu kinh doanh hiệu quả hơn. Mỗi vị trí cần được quy định rõ quyền hạn, phạm vi dữ liệu được truy cập và những nghiệp vụ nào cần sự phê duyệt của quản lý. Điều này giúp cửa hàng vận hành linh hoạt nhưng vẫn đảm bảo tính minh bạch và hạn chế rủi ro thất thoát.

Cùng một gói mì nhưng trong danh sách lại xuất hiện dưới nhiều tên khác nhau. Khi bán hàng hoặc kiểm kho, nhân viên phải dò từng dòng và dễ chọn nhầm sản phẩm.Chuẩn hóa danh mục sản phẩm và mã hàng giúp cửa hàng thống nhất cách phân nhóm, đặt tên, đặt mã, khai báo đơn vị tính và trạng thái hàng hóa. Nhờ đó, dữ liệu dễ tìm, dễ kiểm soát và thuận tiện hơn khi nhập hàng, bán hàng, kiểm kê.